5 Cara Membuat Penilaian Kinerja Karyawan yang Fair untuk Karyawan dan Perusahaan

Penilaian kinerja atau performance appraisal merupakan kegiatan untuk menilai hasil kerja, mengukur kemampuan, evaluasi pencapaian, dan pertumbuhan dari potensi karyawan. Hal yang satu ini adalah salah satu tanggung jawab perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia, khususnya agar produktivitas karyawan meningkat.

Setiap perusahaan perlu melaksanakan penilaian kinerja yang konsisten agar lebih mudah mengetahui kondisi timnya. Penilaian kinerja memang penting, baik untuk perusahaan maupun untuk karyawan. Manfaatnya bukan hanya untuk membantu karyawan lebih produktif bekerja, tapi juga lebih berkembang secara individu.

Penilaian Kinerja Efektif, Apa Saja Kriterianya?

Pada umumnya, penilaian dilakukan setiap tahun untuk mengukur kualitas pekerjaan karyawan. Penilaian kerja yang baik bukan hanya terlihat dari hasil saja, tapi juga prosesnya. Ada beberapa kriteria dalam melaksanakan penilaian kinerja, seperti yang disebut di bawah ini.

1. Penilaian Kinerja Terkait dengan Pengetahuan

Pengetahuan dan keterampilan seseorang tentang pekerjaannya sangatlah krusial, karena memang itulah tanggung jawabnya. Pengetahuan di sini mencakup hal mendasar sampai hal teknis berkaitan dengan pekerjaannya. Hal tersebut akan terkait dengan kualitas pekerjaan dan juga kecepatan dalam menyelesaikan tanggung jawabnya. Sejak awal karyawan perlu memahami standar kualitas pekerjaan yang telah disepakati dengan perusahaan.

2. Ketepatan dan Kecepatan dalam Menyelesaikan Pekerjaan

Setiap pekerjaan tentunya dilakukan dalam jadwal tertentu. Sejak perencanaan awal, proses, sampai akhir kerja, apakah karyawan bisa melaksanakannya dengan baik? Bukan hanya cepat, tapi ini juga masalah kualitasnya. Jika hanya cepat tapi tidak teliti, maka nilainya kurang maksimal.

3. Kemampuan Beradaptasi dan Komunikasi

Setiap perusahaan memiliki nilai-nilai yang dijunjung setiap orang dalam timnya. Nilai-nilai itulah yang terwujud dalam lingkungan dan budaya kerja. Setiap karyawan pun memiliki karakter pribadi. Apakah karakter pribadinya bisa beradaptasi dengan lingkungan? Apakah mereka juga bisa berkomunikasi dengan sesama rekan kerja dan atasannya?

4. Inisiatif dan Gagasan

Indikator berikutnya bisa dilihat dari inisiatif karyawan. Misalnya saat hadir mengikuti sebuah rapat (meeting), apakah terlihat ada gagasan atau inisiatif yang diberikan dan apakah mereka percaya diri dengan gagasannya. Bukan demi eksistensi semata, tapi hal seperti ini akan memberi poin tersendiri untuk performa kerja yang lebih baik.

5. Kemauan untuk Terus Berkembang

Setiap karyawan memang sudah memiliki pengetahuan dan keterampilan khusus untuk bisa bekerja di bidangnya. Tentunya pengetahuan dan keterampilannya juga perlu untukm di-upgrade secara berkala.  Apakah karyawan di tempat Anda terlihat memiliki kemauan untuk terus mengembangkan diri?

Indikator tentang kinerja karyawan mungkin bisa berbeda-beda karena tergantung kebijakan masing-masing. Nilai yang diberikan juga bisa berbentuk angka atau prosentase yang sesuai kondisi perusahaan. Pastikan untuk mengomunikasikan hasilnya ke para karyawan yang terkait.

Bagaimana Langkah Penilaian Kinerja yang Mudah dan Simple?

Dalam sebuah proses penilaian kinerja memang ada beberapa langkah yang perlu dilewati. Hal yang satu ini sebaiknya dilaksanakan secara kontinu agar dapat memahami seberapa produktif karyawan. Berikut aalah langkah-langkahnya.

1. Perencanaan

Seperti pada umumnya kegiatan, untuk menilai kinerja pun harus dimulai dengan perencanaan. Untuk setahun ke depannya, perencanaan biasa disusun di awal tahun. Tahap awal ini dibuat strategis untuk menetapkan target kinerja karyawan, khususnya terkait kompetensi apa saja yang diharapkan perusahaan pada setiap karyawannya.

Selain itu juga harus dipertimbangkan juga standar penilaian yang ideal. Untuk bisa membuat penilaian ideal maka penilaiannya harus objektif dan sesuai dengan visi dan misi yang disepakati sejak awal. Pada tahap perencanaan juga ditentukan metode seperti apa yang dipakai. Beberapa metode yang terkenal adalah Behavior Appraisal System, Personal/Performer Appraisal System, Result Oriented Appraisal System, dan Contingency Appraisal System.

2. Persiapan Data

Jika perencanaannya sudah matang, maka langkah selanjutnya adalah berusaha menyusun data. Data seperti laporan pekerjaan, catatan khusus di perusahaan, sampai data lain sebagai penunjang harus dipersiapkan. Data itulah yang digunakan sebagai rujukan manajer atau pimpinan untuk menyusun bahan penilaian kerja.

Bahan penilaiannya sebisa mungkin yang terstruktur, bisa diukur, realistis, dan mudah diaplikasikan. Standar dari kinerjanya juga dibuat spesifik berdasarkan posisi atau jabatan karyawan biar lebih praktis menjabarkan penilaian menurut tanggung jawab masing-masing.

3. Pelaksanaan

Pelaksanaan adalah tahap yang menentukan, khususnya saat ada umpan balik (feedback) tentang proses sepanjang tahun. Tahap pelaksanaan ini juga disertai review setiap bulan atau di pertengahan tahun. Proses memberi feedback bisa dilakukan dengan memberian arahan dari pemimpin kepada anggotanya.

Karena itulah, tahapan ini perlu ada komunikasi dua arah supaya tidak ada yang salah paham. Memberi arahan dan masukan di sini sangatlah penting agar tujuannya yang sudah disusun pada perencanaan dapat tercapai. Tapi, kalau memang dibutuhkan juga bisa dilakukan review ulang terkait sasaran kerja yang ditentukan pada tahap rencana.

4. Penilaian Kinerja

Ketika sudah mendapat hasil dari tahap pelaksanaan, tentu juga harus ada penilaian tiap akhir tahun. Tahap yang satu ini juga butuh komunikasi intens terkait review seluruh proses penilaian kinerja yang dilaksanakan sepanjang tahun. Pimpinan atau orang yang menilai harus berdiskusi kembali dengan timnya untuk menemukan beragam sudut pandang.

Penilaian bisa dilakukan dengan membandingkan hasil kinerja karyawannya dengan ketentuan standard yang sudah ditetapkan dan disepakati bersama. Perbandingan itulah yang nantinya dipakai untuk mengidentifikasi kinerja para karyawan, untuk mengetahui apa pencapaiannya sudah sesuai target yang diharapkan.

Untuk mengulas hasil penilaian pun seharusnya dilakukan dengan melibatkan respons para karyawan untuk mendapatkan pandangan berbeda sebagai bahan rujukan.

5. Laporan Hasil

Bila semua langkahnya sudah dilakukan dari persiapan sampai review hasil penilaian, maka langkah yang terakhir adalah membuat laporan hasil. Laporan proses penilaiannya kemudian disampaikan ke setiap karyawan untuk rujukan atau pegangan mereka. Bisa disampaikan juga tentang rencana apa saja yang akan dilakukan perusahaan agar para karyawan bisa mempersiapan atau memberi masukan.

Kesimpulan

Memahami proses terkait penilaian kinerja di perusahaan memang penting sekali untuk dilaksanakan. Tim HR bisa mengkoordinasikan setiap tahapnya. Tahapannya juga bisa disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, jadi mungkin saja akan terjadi penyesuaian sesuai kebutuhan. Perusahaan bisa memanfaatkan hasilnya untuk dasar dalam hal menaikkan gaji, memberian bonus, promosi jabatan, dan lain-lain. Kesuksesan kinerja memang berpengaruh pada kemajuan sebuah perusahaan.

Untuk memaksimalkan hasilnya, perlu kerjasama semua pihak dari segala aspek, termasuk proses administrasi yang efektif dan efisien. Hal ini bisa didukung dengan sistem absensi yang bisa dilakukan secara online hanya menggunakan gadget, jadi tidak perlu menggunakan cara manual. Software penilaian kinerja karyawan dari Talenta by Mekari bisa diakses di mana pun dan kapan pun asal penggunanya terhubung dengan internet. Download software penilaian karyawan berbasis web Talenta di websitenya atau langsung di Playstore atau Apple Store untuk mendapatkan free trial.